Gestión documental de la entidad
- La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia.
Producción Documental
. Creación y diseño de documentos.
. Medios y técnicas de producción y de impresión.
. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, discos duros, microfilme, video).
. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
. Determinación de uso y finalidad de los documentos.
. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
. Adecuado uso de la reprografía. Normalización de la producción documental
. Identificación de dependencias productoras.
. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD (Tabla de Retención Documental).
. Directrices relacionadas con el número de copias.
. Control de la producción de nuevos documentos.
. Determinación de la periodicidad de la producción documental.
. Identificar los requisitos legales, estándares de calidad y buenas prácticas para los procedimientos que conforman el proceso de gestión documental que permita evaluar el cumplimiento de los mismos y fijar los lineamientos que permita crear o actualizarlos de acuerdo a las necesidades de la Entidad.
