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21/10/2021 - 06:58
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Circular No. 152

Manizales, 26 de noviembre de 2020


SUBDIRECTORES
JEFE DE CONTROL INTERNO
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y CALIDAD
JEFE OFICINA DE PRENSA Y COMUNICACIONES


Asunto: Solicitud Informe


Cordial saludo,


Como es bien sabido por ustedes, la Contraloría General de Caldas con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia, ha practicado diversas auditorías modalidad regular y exprés a la Dirección Territorial de Salud de Caldas, durante las vigencias 2019 y 2020, a través de la evaluación de los
principios de eficiencia, eficacia y equidad con que ha administrado los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión, centrando su atención en el examen de la gestión de la contratación, especialmente en lo referente a las acciones realizadas en virtud de la urgencia manifiesta, declarada como resultado del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en el que se encuentra el País desde el mes de marzo de la
presente anualidad, debido a la pandemia causada por el virus denominado covid-19.


Resultado de dichas auditorias, el citado ente de control, ha suscrito los informes pertinentes, levantando una serie de observaciones e inconformidades, encontradas en las diversas áreas que intervienen en el proceso de contratación, de las cuales, una vez ejercido en debida forma el derecho de contradicción que le asiste a esta Entidad, algunas
lograron ser desvirtuadas y otras persisten, convirtiéndose en hallazgos, en su mayoría de carácter administrativo, lo cual conlleva la obligación por parte de la Dirección Territorial de Salud de Caldas, de proponer a la Contraloría General, un Plan de Mejoramiento, idóneo y ajustado a las necesidades de la Entidad, a fin de implementar las acciones correctivas
necesarias para superar las irregularidades y con ello, lograr los mejores indicadores de calidad.


Aunado a lo anterior, durante el pasado mes de septiembre de 2020, la oficina de Calidad de la Dirección Territorial de Salud de Caldas, en cumplimiento de las funciones establecidas en el Decreto 1083 de 2015, realizó auditoría interna a los diversos procesos de la Entidad, obteniendo como resultado, la necesidad de suscribir Plan de Mejoramiento, con toma de acciones correctivas, por parte de algunas áreas en donde se generan traumatismos debido al incumplimiento en los términos establecidos para los diferentes procedimientos, como en el caso de la gestión de la contratación donde se encontraron diversas observaciones, frente a las cuales se hace necesaria la implementación de medidas tendientes a mejorar las falencias halladas, por ello, en asocio con la oficina
asesora de Calidad, la Subdirección Jurídica ha realizado diversos comités, para el análisis de cada una de las irregularidades y su adecuada solución, encontrando en la falta de planificación uno de los principales obstáculos para el óptimo ejercicio de las funciones propias de la Entidad.


Así las cosas, y teniendo en cuenta que para su normal funcionamiento, las diferentes subdirecciones y demás oficinas que de éstas dependen (prensa, crue, medicamentos – fondo rotatorio, etc) requieren el apoyo de personal externo, lo cual implica un alto volumen de contratación de personas naturales y/o jurídicas especialmente durante el inicio de vigencia, se hace necesario la presentación de un informe por cada subdirección
y oficinas dependientes, manifestando cuál es el personal de apoyo requerido para garantizar la continua prestación del servicio, a la vez deberán detallar la planeación de sus actividades a desarrollar y objeto de contratación, a fin de dar cumplimiento en término a las mismas, y así planificar con adecuada antelación los requerimientos para la
contratación de la vigencia 2021, dando aplicación a las medidas correctivas anteriormente señaladas.


En orden a lo mencionado, en el informe requerido se deberá discriminar entre el personal
Urgente, es decir, aquellos contratistas que cumplen funciones de apoyo, cuya ausencia genera demoras y retrasos en los procedimientos; Prioritario, aquellos que cumplen funciones de apoyo, cuya contratación puede realizarse durante el transcurso de los meses de enero y febrero de 2021 y de Tramite, los contratistas que cumplen funciones de apoyo cuya contratación puede realizarse a partir del mes de marzo de 2021; de igual
manera con las entidades privadas, sin ánimo de lucro y universidades.

Lo anterior, a fin de garantizar el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas, fruto de las auditorias arriba mencionadas.
La información solicitada debe ser presentada en la Dirección General el día 30 de noviembre de 2020, termino improrrogable.
Sea esta la oportunidad para manifestarles que a partir del 1 de diciembre de 2020 se cierra el proceso de contratación en la Subdirección Jurídica, toda vez que esta área estará concentrada en la recepción de estudios de aquellos procesos a contratar en los primeros días de enero de 2021, igualmente todo el personal de contratación está concentrado en los procesos de contratación de regalías. Sin otro particular,

CARLOS IVAN HEREDIA FERREIRA
Director General


Elaborado por: Esperanza Zapata Ramírez – Abogada Externa
Revisado por: Jaime Alberto Cañaveral Osorio – Subdirector Jurídico

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