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04/12/2021 - 18:54
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Circular No 122

Manizales; 2021-10-19


Señores: DIRECTORES Y/O SECRETARIOS DE SALUD (as),
COORDINADORES DE ASEGURAMIENTO (as) Y ASESORES (as).
Asunto: ORIENTACIONES RELACIONADAS CON LAS AUDITORIAS A
LAS EAPB Y ELABORACION DE EXPEDIENTES DE LOS MUNICIPIOS
FRENTE A LOS INCUMPLIMIENTOS REITERADOS EVIDENCIADOS
DURANTE LAS AUDITORIAS.


Respetados Doctores.


De acuerdo con las competencias establecidas por la normatividad vigente y a los lineamientos de
Aseguramiento socializados desde la Dirección Territorial de Salud de Caldas para la presente
vigencia, nos permitimos realizar las siguientes precisiones:
Si bien es cierto la Superintendencia Nacional de Salud estableció durante la vigencia 2020 y 2021
los criterios para realizar las auditorías a las EAPB, y su posterior reporte, por el establecimiento de
la Emergencia Social y Económica durante la Pandemia por Covid19, también es cierto que cada
Entidad Territorial por competencia normativa, debe realizar el seguimiento respectivo frente a la
contratación suscrita entre prestadores y EAPB no solo en lo referente a Covid 19 sino en todo lo
relacionado con la contratación de servicios de salud a los afiliados con morbilidad y para las
actividades de PE y DT. También, debe realizarse el respectivo seguimiento a la liquidación de
contratos de vigencias anteriores entre EPS e IPS y realizar los respectivos requerimientos si a ello
hay lugar, igual tramite debe hacerse al seguimiento de la oportunidad de respuesta a las PQRS
dirigidas sobre la prestación de servicios de salud, a la oportunidad en la asignación de citas
médicas de medicina general, odontología y citas médicas de especialistas, a la entrega de
medicamentos a la población general y a los grupos priorizados, lo mismo que al flujo de recursos
entre las EPS y las IPS que prestan los servicios de salud.
Lo anterior indica que la auditoria es permanente y no se debe esperar a realizar la auditoria
semestral para determinar los hallazgos porque este seguimiento es indispensable para el
mejoramiento del acceso a los servicios de salud lo cual debe dejarse evidenciado para la
elaboración de los respectivos expedientes relacionados con los incumplimientos reiterados de las
EAPB que se remiten a la SNS con el informe de auditoría, recordando que para la elaboración de
cada expediente deben ir como soportes todos los documentos realizados desde la Entidad
Territorial.
Así las cosas, se solicita amablemente realizar el respectivo seguimiento a las EPS dejando
evidencia de todo lo actuado por la Entidad Territorial que permita evidenciar la trazabilidad y el
seguimiento realizado por el ente municipal al acceso efectivo para la Prestación de los servicios de
salud a los afiliados.

Revisados los informes de las auditorias presentados por los Entes Territoriales en el primer
semestre del 2021, se encuentra que en su mayoría las EAPB cumplen con un 100 % de los
criterios auditados, pero en la realidad se pueden evidenciar grandes dificultades en el acceso a la
prestación de servicios de salud de los afiliados, entre ellas: falta de contratos suscritos y
legalizados, autorizaciones inoportunas, dificultades en la entrega de medicamentos, en algunos
municipios incremento de las PQRS con demora para su respuesta o en el peor de los casos sin
respuesta, todos estos criterios deben tenerse en cuenta al momento de la realización de las
auditorías a las EAPB para que estas puedan ser presentadas como soportes frente a
incumplimientos de las EAPB y haya coherencia entre auditoria y los respectivos expedientes.
ELABORACION DE EXPEDIENTES:
Cuando se vayan a reportar expedientes documentales de los hallazgos reiterados de las EAPB, se
debe tener en cuenta todo el material probatorio recopilado desde el momento en que se evidenció
el hallazgo, tales como oficios enviados a las EAPB y su respectiva respuesta, correos electrónicos,
actas de reunión, pantallazos de la solicitud realizada, entre otros, todos aquellos soportes que
permitan evidenciar todo lo actuado por la Entidad Territorial.
Para la elaboración de los expedientes se recuerda lo siguiente:

  1. Definir claramente el hallazgo o Incumplimiento, esto de acuerdo a la matriz de la SNS, este
    hallazgo debe ir redactado claramente y en cortas palabras de tal manera que se defina cual es el
    incumplimiento.
  2. Antecedentes: allí va registrado en forma clara y precisa desde cuando se viene presentando el
    incumplimiento. Tener en cuenta que si se dice que el incumplimiento viene desde la vigencia
    anterior, debemos tener soportes que así lo evidencien.
  3. Relación del Material probatorio: se registran todos los soportes documentales con los que el
    Municipio cuente y que evidencien el seguimiento realizado por la Entidad Territorial
    relacionándolos como anexos, establecer en una tabla todos los anexos identificados con los
    siguientes campos: Anexos, tipo de documento (oficio, acta, correo electrónico, informe, planes de
    mejoramiento establecidos, etc.) fecha, persona a la cual se dirige el informe, o persona quien
    recibe en la alcaldía, asunto, folio (número de folios donde se evidencia probado el hecho, se debe
    tener en cuenta que deben ir ordenados en forma cronológica empezando por el más antiguo).
  4. Norma Vulnerada: relacionar la norma específica que hace referencia a lo que se debe cumplir,
    indicando el articulo preciso, parágrafo y norma vulnerada. Tener en cuenta que lo que se registre
    sea normatividad vigente.
  5. Análisis, hace referencia a la recomendación planteada desde la Entidad Territorial.
    A continuación se relaciona un ejemplo para dar más claridad a lo enunciado, así:
  6. HALLAZGO: LA EAPB XXXXXXX EN EL MUNICIPIO DE XXXXX NO PRESENTA LA
    TOTALIDAD DE CONTRATOS SUSCRITOS Y LEGALIZADOS CON SU RED PRESTADORA EN
    LOS DIFERENTES NIVELES DE ATENCION.

2.ANTECEDENTES: La EAPB XXXXX EN EL MUNICIPIO DE XXXXXX NO PRESENTA LA
TOTALIDAD DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS Y LEGALIZADOS CON SU RED
PRESTADOTRA EN LOS DIFERENTES NIVELES DE ATENCION, situación que se ha venido
presentando desde la vigencia anterior (2020) y a pesar de todos los requerimientos realizados a
través de la auditoria, durante los planes de mejoramiento solicitados y durante los seguimientos
realizados desde la Entidad Territorial esto no ha sido subsanado por la EAPB, por lo que se
determina presentar el expediente del incumplimiento para ser reportado a la SNS.

  1. RELACION DEL MATERIAL PROBATORIO:

Los soportes documentales deben ser enviados dentro del expediente en forma física y deberá
escanearse con los anexos correspondientes, de tal manera que el anexo 1 deberá contener 6
folios, tal y como se relacionó en el material probatorio, el anexo 2 un folio, anexo 3, 1 folio y así
sucesivamente, debe tenerse en cuenta a la hora de foliar que este debe diligenciarse en la parte
superior derecha de cada hoja con lápiz, si los documentos van en forma horizontal debe colocarse
la página horizontalmente y numerar en la parte superior derecha y foliados en forma seguida
independiente si es anexo 1 , 2 o 3, se recuerda que los documentos deben ser claros, legibles, si
estos soportes quedan mal scaneados ( girados) o borrosos estos no se pueden utilizar como
material probatorio, por lo tanto deben desecharse; en aras de realizar un buen trabajo, la
información debe salir clara desde el municipio, igualmente si los requerimientos enviados por el
municipio a la EAPB son enviados por medio físico, el soporte debe tener el radicado
correspondiente, si fue enviado por correo, el pantallazo del envío, todo el expediente debe estar
completamente documentado.

4.NORMA VULNERADA
Ley 100 de 1993, Art 177 numeral y 1rt 179.
Ley 1122 DE 2007, Art 16 y parágrafo 1 Decreto 682 modificatorio del Decreto 780 de 2016, art
2.5.2.3.2 numeral 2 literal b.d y g; art 2.5.2.8 numeral 4; art 2.5.2.3.3.1 numeral 1 literal i; numeral
3.1 literal 9; numeral 3.3; art 2.5.2.3.3.4 literal d.

  1. CONSIDERACIONES
    La Entidad Territorial debe indicar la medida que recomienda se debe tomar contra la EAPB
    Todo expediente debe ser enviado a la DTSC tanto en forma física como magnética, respetando
    siempre los tiempos para el envío de la información. Los anexos van en una carpeta relacionada
    como evidencias documentales, en la cual, se anexa la relación del material probatorio, ordenados
    en forma cronológica de ocurrencia, debidamente foliada.
    El expediente elaborado debe ser coherente con las auditorías realizadas, ya que al hacer la
    revisión respectiva, algunos municipios han enviado expedientes de incumplimientos y al comparar
    frente a la auditoria, se encuentra una calificación para la EAPB con un porcentaje de cumplimiento
    del 100%, no siendo coherente y no envían soportes documentales suficientes, que reflejen
    realmente el incumplimiento presentado, ni las acciones realizadas desde la Entidad Territorial para
    que las EAPB cumplan con los requerimientos normativos.
    FIRMA ELECTRONICA
    CARLOS IVAN HEREDIA FERREIRA

    Elaborado por: Alba Lucia Jaramillo Estrada – Contratista- Aseguramiento
    Revisado por: OLGA LUCIA CORRALES RAMIREZ – Subdirector de Prestación de Servicios y Aseguramiento

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